Постановление Правительства Республики Хакасия от 30.01.2014 N 32 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и Примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия"
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 января 2014 г. № 32
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ
ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
И ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" и в целях упорядочения работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия Правительство Республики Хакасия постановляет:
1. Утвердить Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (приложение 1).
2. Утвердить Примерную инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (приложение 2).
3. Признать утратившими силу постановления Правительства Республики Хакасия:
от 13.11.2003 № 304 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти";
от 06.03.2012 № 131 "О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти, утвержденную постановлением Правительства Республики Хакасия от 13.11.2003 № 304".
Исполняющий обязанности Главы
Республики Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия
Ю.ЛАПШИН
Приложение 1
Утверждены
постановлением
Правительства Республики Хакасия
от 30.01.2014 № 32
ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.
1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
1.3. Правительством Республики Хакасия на основе настоящих Правил утверждается Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.
Исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия на основе Примерной инструкции по делопроизводству с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают инструкции по делопроизводству, утверждаемые руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
2. Основные понятия
2.1. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия;
служба делопроизводства - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
2.2. Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
3. Создание документов в исполнительных
органах государственной власти Республики Хакасия
3.1. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2. Бланки исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия используются электронные шаблоны бланков документов.
3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.4. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия утверждаются руководителем этого исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, являются:
1) Государственный герб Республики Хакасия;
2) наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на русском и хакасском языках;
3) должность лица - автора документа;
4) подпись должностного лица;
5) вид документа;
6) место составления (издания) документа;
7) справочные данные об исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия;
8) адресат;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) наименование либо аннотация документа;
12) текст документа;
13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
14) отметка о наличии приложений;
15) гриф согласования;
16) гриф утверждения;
17) виза;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
20) отметка об исполнителе;
21) указания по исполнению документа;
22) отметка о контроле документа;
23) отметка об исполнении документа;
24) отметка о конфиденциальности;
25) отметка о поступлении документа.
3.6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
3.7. Согласование документа в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия оформляется визой уполномоченного должностного лица исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Согласование документа, созданного в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и организациями, оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
4. Требования к организации документооборота
в исполнительном органе государственной власти
Республики Хакасия
4.1. В документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия выделяются следующие документопотоки:
1) поступающая документация (входящая);
2) отправляемая документация (исходящая);
3) внутренняя документация.
4.2. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
4.3. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
4.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
4.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в соответствии с порядком по работе с обращениями граждан, утвержденным руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
4.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
4.9. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
4.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
4.12. Передача документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется через службу делопроизводства.
4.13. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в установленном им порядке.
4.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия используются обязательные сведения о документах согласно приложению к настоящим Правилам. В системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия могут использоваться дополнительные сведения о документах.
5. Документальный фонд исполнительного органа
государственной власти Республики Хакасия
5.1. Исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
5.2. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
5.3. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не позднее конца текущего года после ее согласования с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела, и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в пять лет согласовывается с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела;
г) в случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия подлежит согласованию с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.
5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.6. Дела со дня их формирования до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
5.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
5.9. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не ранее чем через один год и не позднее чем через три года с момента их завершения и хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу от структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
5.11. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия определяется действующим законодательством.
6. Особенности работы с электронными документами
исполнительного органа государственной власти
Республики Хакасия
6.1. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия создаются и используются:
электронные документы, подготовленные в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Хакасия.
6.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностных лиц исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - автором документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
6.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
6.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на основе рекомендаций федерального органа исполнительной власти в области архивного дела и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
6.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Система электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
6.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
6.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
6.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
6.9. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
6.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
6.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
6.12. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
Приложение
к Правилам делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Республики Хакасия
ПЕРЕЧЕНЬ
обязательных сведений о документах, используемых
в целях учета и поиска документов в системах
электронного документооборота исполнительных органов
государственной власти Республики Хакасия
1. Адресант.
2. Адресат.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Вид документа.
5. Дата документа.
6. Номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Входящий номер документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Наименование либо аннотация документа.
11. Индекс дела.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов основного документа.
14. Количество приложений.
15. Общее количество листов приложений.
16. Указания по исполнению документа.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18. Отметка о конфиденциальности.
Приложение 2
Утверждена
постановлением
Правительства Республики Хакасия
от 30.01.2014 № 32
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
1. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (далее - Примерная инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности и рекомендует единые требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.
1.2. Настоящая Примерная инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами, постановлениями и распоряжениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законами Республики Хакасия, постановлениями Правительства Республики Хакасия, ГОСТом Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.3. Исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия организуют и ведут делопроизводство либо, руководствуясь настоящей Примерной инструкцией, либо на ее основе составляют инструкции и другие нормативные методические документы.
Инструкция по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия после согласования с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.
1.4. Положения настоящей Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от видов носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Примерной инструкции.
1.5. Положения настоящей Примерной инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.6. При уходе в отпуск, выезде в длительную командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения по акту.
1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
1.8. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и местного самоуправления используется единая система автоматизированного документооборота САДД "Дело", в рамках которой организована передача документов в электронном виде.
Функции координатора по взаимодействию в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия в САДД "Дело" возложены на исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, осуществляющий реализацию государственной политики в сфере информатизации и новых технологий.
2. Документация исполнительного органа
государственной власти Республики Хакасия
Деятельность исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия и другими органами и организациями.
3. Требования к подготовке и представлению проектов
законодательных и нормативных правовых актов
3.1. Подготовка и оформление проектов законов
Республики Хакасия
3.1.1. Разработка проектов законов Республики Хакасия (далее - законопроект) осуществляется исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в соответствии с принимаемыми Правительством Республики Хакасия программами и планами законопроектной деятельности, по инициативе Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - Глава Республики Хакасия).
3.1.2. Порядок подготовки проектов постановлений о законопроектах определяется Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия и Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия.
3.1.3. Порядок представления и рассмотрения законопроектов, вносимых по инициативе Главы Республики Хакасия в Верховный Совет Республики Хакасия, определяется Регламентом Верховного Совета Республики Хакасия.
3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений
Правительства Республики Хакасия и его Президиума,
постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия
Подготовка и оформление проектов постановлений Правительства Республики Хакасия и его Президиума, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия производится исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в соответствии с Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства в Администрации Главы Республики Хакасия.
3.3. Подготовка и оформление проектов нормативных
правовых актов исполнительных органов государственной
власти Республики Хакасия
3.3.1. Нормативные правовые акты издаются исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в пределах своей компетенции и в соответствии с Законом Республики Хакасия от 05.12.2005 № 87-ЗРХ "О нормативных правовых актах Республики Хакасия".
3.3.2. Проекты нормативных правовых актов, нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, содержащие правовые нормы, устанавливающие правовой статус организаций и имеющие межведомственный характер, подлежат независимой, антикоррупционной и правовой экспертизе, государственной регистрации и официальному опубликованию в средствах массовой информации в соответствии с действующим законодательством.
4. Правила оформления документов
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо оформляются в виде электронных документов.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
4.1.2. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия применяются следующие бланки:
продольные и угловые бланки с указанием наименования исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия (приложения 1, 2);
бланки с указанием должности руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и его заместителей (бланк должностного лица) (приложение 3).
Состав видов бланков, применяемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, утверждается его руководителем.
Размеры и порядок расположения реквизитов на бланках, применяемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТом Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
4.1.3. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия преимущественно изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия.
Допускается изготовление бланков исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия самостоятельно при помощи средств компьютерной техники.
4.1.4. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия в исполнительных органах государственной власти возлагается на ответственных сотрудников в соответствии с приказом руководителя.
4.1.5. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия подлежат учету, организованному в исполнительном органе государственной власти, и должны использоваться строго по назначению.
Бланки документов исполнительного органа государственной власти не могут передаваться другим организациям и лицам без соответствующего разрешения руководителя.
4.1.6. Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, его должностных лиц осуществляется по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
4.2. Общие требования к оформлению документов
4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов, служебных писем сотрудники исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия соблюдают требования по оформлению документов, утвержденные настоящей Примерной инструкцией.
4.2.2. При подготовке проектов документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером № 13 (для писем, служебных документов информационного характера, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов), № 14 (для проектов законов), допускается использование шрифта № 12 (для оформления табличных материалов).
Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
4.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - от 1 до 1,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см.
4.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером № 12.
В многостраничных документах оформляется сквозная нумерация страниц.
4.2.5. В целях единообразного оформления реквизитов документов в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия устанавливаются единые требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, виза согласования, гриф утверждения документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе.
Состав реквизитов документов в каждом конкретном случае определяется видом и назначением документа.
4.2.6. Датой документа является:
дата подписания (приказа, распоряжения, письма, докладной, служебной записки, акта и др.);
дата утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя строками.
Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 09.08.2013.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.
Слово "год" либо сокращенное написание слова "год" и цифры года разделяются пробелом, например: 06 августа 2013 года или 06 августа 2013 г.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
4.2.7. Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита и присваивается документу после его подписания (утверждения).
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты межстрочным интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.
Регистрационный номер входящего документа исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия состоит из кода органа исполнительной власти в автоматизированной системе обработки документов "Дело", кода исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, откуда поступил документ, и порядкового номера в электронной базе данных, например: № 110-05-115.
Регистрационный номер исходящего служебного письма кроме порядкового номера может иметь буквенные или цифровые индексы, например: № 154-СО (регистрационный номер состоит из порядкового номера в регистрационной базе документов и инициалов имени и фамилии лица, подписавшего документ), или № 110-05-1112/02 (регистрационный номер содержит код органа исполнительной власти в автоматизированной системе обработки документов "Дело", код подразделения исполнителя, порядкового номера в электронной базе данных, через косую черту указывается код должностного лица, подписавшего письмо).
Ссылка на дату документа и его регистрационный номер используется только в тех видах документов, которые являются ответами, и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ.
Регистрационный номер приказа (распоряжения) по основной деятельности и регистрационный номер приказа (распоряжения) по личному составу исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия оформляется в соответствии с пунктом 5.1.7 настоящей Примерной инструкции.
В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.
4.2.8. Заголовок к тексту - обязательный реквизит, составляется ко всем документам исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, оформляемым на бумаге формата А4, за исключением телеграмм, телефонограмм.
Заголовок должен быть коротким и точно передавать смысл документа, он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, чего (кого)?, например:
приказ (о чем?) "О создании экспертно-проверочной комиссии";
письмо (о чем?) "О направлении проекта Административного регламента";
порядок (чего?) разработки и утверждения индивидуальных планов профессионального развития государственных гражданских служащих.
Заголовок к тексту на документах, оформленных на бланках, печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа под реквизитами бланка от левой границы поля документа без кавычек, пишется с прописной буквы и не подчеркивается.
В одной строке заголовка должно быть не более 40 - 45 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатают через одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Но, например, в приказах по личному составу не рекомендуется включать в наименование только фамилию лица, по поводу которого составляется документ, без указания характера предписываемых действий.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
4.2.9.