Приказ Минздрава Республики Хакасия от 17.12.2014 N 1288 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Хакасия"

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ПРИКАЗ
от 17 декабря 2014 г. № 1288

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

В целях реализации Постановления Правительства Республики Хакасия от 30.01.2014 № 32 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и Примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия", а также совершенствования работы с документами в Министерстве здравоохранения Республики Хакасия, повышения качества их подготовки приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Хакасия.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр
В.Г.ТИТОВ





Утверждена
приказом
Минздрава Хакасии
от 17.12.2014 № 1288

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Хакасия (далее по тексту - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности.
Настоящая Инструкция устанавливает единые требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве здравоохранения Республики Хакасия (далее по тексту - Министерство).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Постановлением Правительства Республики Хакасия от 30.01.2014 № 32 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и Примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).
1.3. Положения настоящей Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от видов носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий - системы автоматизированной обработки документов, применяемой в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.
1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.5. При уходе в отпуск, выезде в длительную командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудник обязан передать все находящиеся у него на исполнении документы сотруднику, ответственному за делопроизводство, или сотруднику по указанию руководителя подразделения по акту.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства осуществляется специалистами, ответственными за делопроизводство в Министерстве (далее по тексту - специалисты по делопроизводству).
1.7. В Министерстве используется единая система автоматизированного документооборота САДД "Дело", в рамках которой организована передача документов в электронном виде.
1.8. Сотрудники Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

2. Документация Министерства

2.1. Деятельность органа исполнительной власти Республики Хакасия определяется Положением о Министерстве здравоохранения Республики Хакасия, утвержденным Постановлением Правительства Республики Хакасия от 11.06.2009 № 260, и обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.

3. Требования к подготовке и представлению проектов
законодательных и нормативных правовых актов

3.1. Подготовка и оформление
проектов законов (законопроектов) республики

3.1.1. Разработка законопроектов осуществляется Министерством в соответствии с принимаемыми Правительством Республики Хакасия программами и планами законопроектной деятельности по инициативе Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия.
3.1.2. Порядок подготовки проектов постановлений о проектах законов Республики Хакасия определяется Регламентом Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия.
3.1.3. Порядок представления и рассмотрения законопроектов, вносимых по инициативе Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия в Верховный Совет Республики Хакасия, определяется Регламентом Верховного Совета Республики Хакасия.

3.2. Подготовка и оформление проектов
постановлений Правительства Республики Хакасия и
его Президиума, постановлений и распоряжений Главы
Республики Хакасия - Председателя Правительства
Республики Хакасия

3.2.1. Подготовка и оформление проектов постановлений Правительства Республики Хакасия и его Президиума, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия производится Министерством в соответствии с Регламентом Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства в Администрации Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия.

3.3. Подготовка и оформление проектов
нормативных правовых актов Министерства

3.3.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах своей компетенции, в соответствии с положениями о нем в виде приказов, правил, инструкций и положений.
3.3.2. Проекты нормативных правовых актов, нормативные правовые акты Министерства подлежат независимой, антикоррупционной и правовой экспертизе, государственной регистрации и официальному опубликованию в средствах массовой информации в соответствии с действующим законодательством.
Приказы, носящие нормативный правовой характер, подлежат государственной регистрации в соответствии с Постановлением Правительства Республики Хакасия от 26.06.2009 № 22-ПП "О государственном систематизированном учете нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия". Отнесение приказа к нормативному правовому акту определяется специалистом, исполняющим юридические обязанности.
Специалист, подготовивший приказ, в течение 10 дней с момента получения нормативного правового акта с присвоенным ему регистрационным номером обязан направить его на опубликование в порядке, установленном Законом Республики Хакасия от 05.12.2005 № 87-ЗРХ "О нормативных правовых актах Республики Хакасия". Официальными изданиями, предназначенными для официального опубликования нормативных правовых актов Республики Хакасия, являются газета "Хакасия", газета "Хабар - Известия" и бюллетень "Вестник Хакасии".
В целях проведения антикоррупционной экспертизы проекты нормативных правовых актов в течение рабочего дня, соответствующего дню направления указанных проектов на рассмотрение специалисту, исполняющему юридические обязанности, размещаются на официальном Интернет-сайте Министерства руководителями структурных подразделений по направлению деятельности.

4. Правила оформления документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы Министерства оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) либо оформляются в виде электронных документов.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
4.1.2. В Министерстве применяются следующие бланки:
продольные и угловые бланки с указанием наименования Министерства (приложения 1, 2, 3).
Состав видов бланков, применяемых в Министерстве, утверждается его руководителем.
Размеры и порядок расположения реквизитов на бланках, применяемых в Министерстве, должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
4.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказу Министерства.
4.1.4. Бланки документов Министерства подлежат учету. Изготовление бланков с изображением Государственного герба Республики Хакасия с использованием средств компьютерной техники запрещается.
4.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
4.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов Министерства осуществляется по решению министра здравоохранения Республики Хакасия (далее по тексту - министр).

4.2. Общие требования к оформлению документов

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов, служебных писем сотрудники Министерства обязаны соблюдать требования по оформлению документов, утвержденные настоящей Инструкцией.
4.2.2. При подготовке проектов документов Министерства применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером № 13 (для писем, служебных документов информационного характера, постановлений, приказов, протоколов), № 14 (для проектов законов), допускается использование шрифта № 12 (для оформления табличных материалов).
Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, докладная записка, объяснительная записка).
4.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.
4.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами.
В многостраничных документах оформляется сквозная нумерация страниц.
4.2.5. При подготовке документов сотрудники Министерства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов.
Состав реквизитов документов в каждом конкретном случае определяется видом и назначением документа.
4.2.6. Датой документа является:
дата подписания (приказа, письма, докладной, служебной записки, акта и др.);
дата утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или специалистом по делопроизводству при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 строками.
Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 09.08.2013.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.
Слово "год" либо сокращенное написание слова "год" и цифры года разделяются пробелом, например: 6 августа 2013 года или 6 августа 2013 г.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
4.2.7. Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита и присваивается документу после его подписания (утверждения).
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты межстрочным интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.
Регистрационный номер входящего документа Министерства состоит из кода, присвоенного ему в автоматизированной системе обработки документов "Дело", кода исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, откуда поступил документ, и порядкового номера в электронной базе данных, например: № 110-05-115.
4.2.8. При присвоении регистрационного номера исходящему документу (служебному письму) независимо от бланка, на котором он выполнен, используется буквенно-цифровой способ, при котором буквы являются инициалами имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, а цифры означают порядковый номер, присвоенный руководящему составу Министерства и структурным подразделениям:
- 01 - министр;
- 02 - заместитель министра; отдел экономики и финансов;
- 03 - заместитель министра; отдел развития медицинской помощи детям и службы родовспоможения;
- 04 - заместитель министра; помощник министра; отдел организации медицинской помощи и развития здравоохранения;
- 05 - ГКУ УЦО Минздрава Хакасии;
- 06 - отдел кадровой и организационно-правовой работы;
- 07 - отдел труда и заработной платы;
- 08 - отдел организации фармацевтической деятельности и лекарственного обеспечения;
- 09 - отдел лицензирования и контроля качества в здравоохранении;
- 10 - заместитель министра;
- 11 - отдел стратегического планирования и модернизации здравоохранения.
Например: 3829-06.
Ссылка на дату документа и его регистрационный номер используется только в тех видах документов, которые являются ответами, и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ.
Регистрационный номер приказа, издаваемого в Министерстве, оформляется в соответствии с пунктом 5.1.7 настоящей Инструкции.
В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.
4.2.9. Заголовок к тексту - обязательный реквизит, составляется ко всем документам Министерства, оформляемым на бумаге формата А4, за исключением телеграмм, телефонограмм.
Заголовок должен быть коротким и точно передавать смысл документа, он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, чего (кого)?
Например:
приказ (о чем?) "О создании экспертно-проверочной комиссии";
письмо (о чем?) "О направлении проекта Административного регламента";
порядок (чего?) разработки и утверждения индивидуальных планов профессионального развития государственных гражданских служащих.
Заголовок к тексту на документах, оформленных на бланках, печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа под реквизитами бланка от левой границы поля документа без кавычек, пишется с прописной буквы и не подчеркивается.
В одной строке заголовка должно быть не более 40 - 45 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатают через одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Но, например, в приказах по личному составу не рекомендуется включать в наименование только фамилию лица, по поводу которого составляется документ, без указания характера предписываемых действий.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
4.2.10.