Приказ Минрегиона Республики Хакасия от 19.06.2014 N 090-75-п "Об организации контроля за исполнением документов в Министерстве регионального развития Республики Хакасия"
МИНИСТЕРСТВО РЕГИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ПРИКАЗ
от 19 июня 2014 г. № 090-75-п
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ В МИНИСТЕРСТВЕ РЕГИОНАЛЬНОГО
РАЗВИТИЯ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
В соответствии с Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 30.05.2014 № 35-ПП "О мерах по совершенствованию организации исполнения и контроля поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, иной деловой корреспонденции, поступающей в Правительство Республики Хакасия", в целях обеспечения своевременного исполнения документов, поступающих в Министерство регионального развития Республики Хакасия, дальнейшего совершенствования организации системы контроля исполнения документов, а также повышения исполнительской дисциплины в Министерстве регионального развития Республики Хакасия (далее - Министерство) приказываю:
1. Утвердить Порядок организации контроля за исполнением документов, поступающих в Министерство регионального развития Республики Хакасия (приложение 1).
2. Установить персональную ответственность Первого заместителя и заместителей министра регионального развития Республики Хакасия (далее - министр), руководителей департаментов Министерства за своевременное и качественное исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия и иных документов, поступающих в Министерство.
3. Сотруднику, ответственному за работу по организации контроля исполнения документов (Зыряновой Т.Г.):
ежемесячно проводить анализ соблюдения сроков и результатов исполнения документов и в случае несвоевременного или ненадлежащего их исполнения вносить предложения министру о привлечении виновных должностных лиц к ответственности;
обеспечить рассмотрение на оперативных совещаниях Министерства вопросов, касающихся исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, правовых актов, резолюций и поручений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, в том числе поручений, данных по итогам заседаний Правительства Республики Хакасия, и состояния исполнительской дисциплины по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал;
в целях улучшения информированности общественности о деятельности Министерства по исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации направлять информацию о ходе исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации в Администрацию Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия;
на постоянной основе размещать информацию об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия на официальном Интернет-сайте Министерства.
4. Отделу управления и реализации полномочий в сфере регионального развития (Пугачев В.Н.) ознакомить под роспись всех сотрудников Министерства с настоящим приказом.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр
С.Н.НОВИКОВ
Приложение 1
к приказу
Министерства
регионального развития
Республики Хакасия
от 19 июня 2014 года № 090-75-п
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ,
ПОСТУПАЮЩИХ В МИНИСТЕРСТВО РЕГИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
1. Общие положения
1.1. Контроль за исполнением документов устанавливается для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия и иных документов, поступающих в Министерство (далее - документы).
1.2. Исполнение документа возлагается на должностное лицо, которому это поручено и которое зафиксировано в самом документе или в резолюции министра (заместителя министра) (далее - исполнитель).
1.3. Организация контроля исполнения документов осуществляется ответственным сотрудником, на которого возлагаются данные обязанности в соответствии с приказом министра.
1.4. Контролю подлежат:
- законы Республики Хакасия, постановления и распоряжения Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, в которых указаны конкретные задания исполнителям (за исключением документов по вопросам кредитования, выделения и распределения финансовых средств, контролируемых Министерством финансов Республики Хакасия);
- письменные поручения Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, поручения, содержащиеся в протоколах совещаний под председательством Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, поручения, данные по итогам заседаний Правительства Республики Хакасия;
- деловая корреспонденция, требующая ответа по тексту документа и поставленная на контроль министром (заместителем министра).
1.5. Основной формой контроля является изучение и анализ информации, представленной исполнителями, а также проверка исполнения на местах, осуществляемая систематически как в целом, так и по отдельным пунктам документа.
2. Организация контроля за исполнением документов
2.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку документа на контроль, своевременное доведение до исполнителя, проверку и мониторинг хода исполнения документа, проверку представления исполнителем своевременной и правильно оформленной информации по исполнению документа (соблюдение адресности ответа, указание реквизитов документа по которому представлена информация, наличие Ф.И.О. исполнителя, номер его контактного телефона), снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа на текущее хранение, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, а также информирование должностного лица, давшего поручение, об исполнении документа (далее - руководитель).
2.2. Сотрудник, ответственный за работу по организации контроля исполнения документов:
- в день регистрации документов анализирует и ставит их на контроль;
- вносит сведения о контрольных сроках исполнения поручений, документов в регистрационные карточки системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело");
- еженедельно анализирует сроки исполнения документов, находящихся на контроле, и готовит информационную справку об исполнении министру.
2.3. Если исполнение документа возложено на нескольких исполнителей, то исполнитель, указанный в документе первым или обозначенный словом "свод", является ответственным исполнителем документа. Другие исполнители являются соисполнителями.
2.4. Соисполнители представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем (его заместителем) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа. Ответственный исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итоговой информации по исполнению документа. При необходимости исполнения документа в оперативном порядке ответственный исполнитель создает рабочие группы и проводит согласительные совещания с соисполнителями.
2.5. Ответственный исполнитель:
- организует и координирует работу по исполнению документа;
- определяет порядок предоставления ему информации по исполнению документа соисполнителями и устанавливает срок предоставления такой информации, который должен быть не позже пяти рабочих дней до установленного министром срока;
- направляет итоговую информацию об исполнении документа и несет ответственность за их исполнение;
- информирует министра о несвоевременности представления предложений или их недоработке соисполнителями.
2.6. Ответственный исполнитель вправе внести в письменном виде мотивированное предложение министру о необходимости изменения ответственного исполнителя либо соисполнителя, изменения состава соисполнителей или о привлечении дополнительно соисполнителей в течение трех рабочих дней с даты регистрации документа в САДД "Дело", а по срочным и оперативным документам - в день получения документа незамедлительно.
2.7. Соисполнитель:
- представляет информацию ответственному исполнителю по исполнению документа в установленные в пунктах 2.4 и 2.5 настоящего Порядка сроки;
- отвечает за качество проработки и своевременность представления информации ответственному исполнителю;
- участвует по решению ответственного исполнителя в согласительных совещаниях соисполнителей, а также в заседаниях (или работе) созданных рабочих групп.
2.8. Соисполнитель вправе внести в письменном виде мотивированное предложение министру о необходимости исключения его из числа соисполнителей в течение трех рабочих дней с даты регистрации документа в САДД "Дело", а по срочным и оперативным документам - в день получения документа незамедлительно с уведомлением об этом ответственного исполнителя и сотрудника, ответственного за работу по организации контроля исполнения документов.
3. Срок исполнения документов
3.1. Министром могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения для наиболее важных документов, при этом следует учитывать, что если резолюция руководителя имеет пометки:
"немедленно", то срок исполнения устанавливается один день;
"срочно" - три дня;
"оперативно", "доложить, проинформировать" - в течение 10 дней.
Срок исполнения других резолюций устанавливается 30 дней.
3.2. Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции к нему и может быть изменена только руководителем, который ее установил.
Контролируемые документы, сроки исполнения в которых не определены, рассматриваются и исполняются в сроки, указанные в регистрационных картах документов.
3.3. В случае если по объективным причинам исполнение документа в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель документа не позднее чем за три рабочих дня до истечения установленного срока представляет министру письмо, в котором указывается информация о ходе исполнения документа, причина продления и предложение о продлении срока исполнения.
3.4. Решение о продлении срока исполнения документа принимается министром. В случае если ответственным исполнителем представлена полная информация о ходе исполнения документа с указанием причин, препятствующих своевременному исполнению документа, конкретные меры, принимаемые для обеспечения его исполнения, и предложения о продлении срока исполнения документа, принять решение о продлении документа может сотрудник, ответственный за работу по организации контроля исполнения документов.
3.5. В случае продления срока исполнения документа исполнителю вновь направляется документ с отметкой об изменении контрольного срока со всеми прилагаемыми документами для дальнейшего исполнения. Все изменения контрольного срока исполнения документа фиксируются в САДД "Дело".
4. Снятие документов с контроля
4.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех пунктов заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Если представленная информация не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении документа, она возвращается исполнителю на доработку.
4.2. Решение о снятии с контроля документа принимается министром. В случае если поручение исполнено в полном объеме и не требует доработки, принять решение о снятии его с контроля может сотрудник, ответственный за работу по организации контроля исполнения документов, с последующим информированием министра о снятых с контроля документах.
4.3. Отметка о снятии с контроля заносится в регистрационную карту документа сотрудником, ответственным за работу по организации контроля исполнения документов.
4.4. После снятия с контроля документ со всеми прилагаемыми документами подшивается в дело в течение 10 рабочих дней в соответствии с номенклатурой дел.
5. Ответственность за несвоевременное
и некачественное исполнение документов
5.1. В случае если документ не исполнен в установленный контрольный срок, ответственный исполнитель документа в течение трех рабочих дней после истечения контрольного срока, данного на исполнение документа, представляет министру письменное объяснение о состоянии исполнения документа, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение документа, и о проведении служебной проверки в отношении работников, виновных в неисполнении документа.
5.2. По окончании проведения служебной проверки в отношении работников, виновных в неисполнении документа, ответственный исполнитель документа представляет министру информацию о принятых мерах дисциплинарного взыскания по результатам служебной проверки.
5.3. По итогам работы за месяц сотрудник, ответственный за работу по организации контроля исполнения документов, на последний рабочий день отчетного месяца готовит анализ исполнения документов, стоящих на контроле за отчетный период в Министерстве и информацию о соблюдении исполнительской дисциплины.
5.4. Сведения о состоянии исполнения документов в Министерстве, соблюдения исполнительской дисциплины используются при определении уровня премирования сотрудников Министерства.
5.5. При нарушении настоящего Порядка, предусматривается лишение либо снижение размера премии по результатам работы за месяц:
за невыполнение контрольного документа - снижение размера премии на 50%;
за перенос сроков исполнения по причинам, зависящим от ответственного исполнителя, за каждый случай переноса - снижение размера премии на 10%;
за предоставление недостоверной информации об исполнении контрольного документа - лишение премии.
5.6. Невыполненным контрольным документом считается документ, срок исполнения которого истек и отчет о его исполнении в регистрационной карточке САДД "Дело" не представлен, или документ исполнен, но не в полном объеме.
------------------------------------------------------------------